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駐在員の苦悩②~出張者にどう対応するか?~

Posted by yoshi on   0  0

 駐在員は日本からの出張者対応も仕事の一つだと思います。出張者だけではなく、時として重要なお客さんを迎え入れるケースもあると思います。よって、「ホスピタリティー」を持つことは、駐在員にとって一つの要件になり得ると思います。
 
 基本的に出張者は明確な目的を持ち、我々のような駐在員と現地を視察したり、直接話さなければならないような重要案件を抱えている事が多いですが、残念ながら大した目的も持たず、若干旅行気分で出張に来られるケースも少なからず存在します。私の場合、生産担当という立場上、工場見学を依頼される事が多いですが、「○月○日に工場行けますか?」というだけの依頼もあり、目的、人数、希望時間、工場の何を見て何を議論したいか、最終のアウトプットは何なのか等々、時には基本情報を伝えられず、訪問依頼を受けるケースもありました。

 さて、ケースの違いはあれど、忙しい最中、このような出張者もしくはお客さんに直面した時にはどう対応するべきでしょうか?正直うんざりしますし、来て欲しくないですよね。分かります、私もそう思っていました。ただ、それではこちらにとっても嫌々対応するだけで、全くメリットがないので、私の場合、今はこういう出張者が来た時にこそ、全力で対応しています。そして私のチームにも全力で対応するように伝えています。

 仮に上記のような不足情報があった時にも、丁寧に確認するようにし、目的に応じてしかるべき当日の対応者も準備するようにしています。なぜこんな事をしたほうが良いのでしょうか?理由は大きく3つあります。

1. いかなる場合もイニシアチブを取る
 上述のように目的やその他の情報が不明なままでは、勿論こちらの準備が不足してしまいます。準備不足で当日を迎えると、得てして当日「あーしてくれ、こーしてくれ」と思いつきの依頼が殺到し、現地は混乱します。準備不足を招いた依頼側の出張者自身が、なぜか当日イニシアチブを持つ事になり、現地があたふたする結果となります。それよりも目的やその他の情報が不明な場合は、こちらから逆提案を行い、準備段階からイニシアチブを取り、当日の予定も全部こちらが決めてしまうぐらいの勢いでリードしたほうが結果的に断然楽になります。

2. 関係性の強化
 上記のような対応をすると、支援者が増えます。「すごく良い対応だった」「勉強になった」「来た甲斐があった」などなど、旅行気分を一掃して、アウトプットを持ち帰って頂けます。結果良好な関係性が築ける上、それは会社にとっても無駄な出張にならずに凄く良い事なのです。出張者は大抵の場合、帰国後出張報告があるので、こちらの対応が良かった場合、その話は出張者の部署及びその関連部署まで拡がる事もあり、後々思ってもみないサポートを日本から頂戴するケースもあるのです。一種の返報性の原理が働くのです。

3. 自分も楽しむ
 仮に出張者が旅行気分で来ていた場合、駐在員としてのモヤモヤを振り払い、思い切って自分も楽しみましょう。上記のようにこちらがしっかりイニシアチブを取って、やるべき事をやれば、アウトプットはそれなりに出て、かつ関係性も強化されます。仕事後の食事も、普段一人では行かないようなところに誘ってみて、新しいレストランや雰囲気を楽しんでみましょう。ハズレても大抵食事代は出張者の出張経費で落ちるはずです(笑)。

 さて、忙しい最中の出張者対応に対する気持ちは私も本当に理解出来ますが、上述のような感じで対応してしまえばポジティブに、そして結果も出るはずですし、逆に結果を出させるのも駐在員の仕事と捉えて良いと思います。ちょっとした気持ちの持ちようだと思うのですが、駐在員にとっては重要な事だと思います。但し、休日までアテンドを要求したり、ゴルフに誘って来る場合ははっきり断りましょう。それはもはや仕事ではありません。

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yoshi

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